Kundenservice- und Kundendienst-Software

Rechnung schreiben mit Offixo
Mit der SaaS-Software Offixo können kleine Unternehmen einfach und komfortabel Ihre Rechnungen erfassen. Zunächst legen Sie ein Rechnungsformular an, in dem Ihre Firmeninformationen und Ihr Logo aufgenommen werden. Ihre Produkte oder Dienstleistungen legen Sie ebenfalls nur einmalig an und greifen zukünftig bequem darauf zurück. Beim Schreiben der Rechnungen wird auf die Kundeninformationen im CRM-Modul des Rechnungsprogramm zurückgegriffen um manuelle Doppelerfassungen zu vermeiden. So geht das Fakturieren mit dem Rechnungsprogramm schnell von der Hand. Rabatte und Mehrwertsteuer werden automatisch berechnet und ebenso wie individuell dem Kunden zuzuordnende Fälligkeitsdaten eingetragen. Automatisch erinnert Sie die Saas-Lösung Offixo dann, wenn eine Rechnung überfällig ist. Sie können dann wählen, ob eine Mahnung generiert werden soll. Mehrere vorformulierte Mahnstufen machen auch diese unangenehme Arbeit bequem. Da Außenstände für viele Unternehmen ein kritischer Faktor ist, haben wir die Übersicht über unbezahlte Rechnungen übrigens für die verantwortlichen Mitarbeiter gleich auf die Startseite integriert. So behalten Sie stets im Kundenservice den Überblick, ohne sich komplizierte Berichte erstellen lassen zu müssen
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Aufgabenverwaltung für kleine Einheiten
In der Aufgabenverwaltung der CRM-Software für kleine Organisationen können Sie sich zunächst einmal Ihre eigenen Aufgaben strukturieren. Registrieren Sie komfortabel, was wann zu tun ist, wie weit sie schon sind und wann Sie fertig sind. Lassen Sie sich erinnern, wenn Sie sich einer Deadline nähern. Aber Offixo wäre nicht Offixo, wenn es nicht auch umfangreiche Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit den Kollegen durch den Teamkalender gäbe. Weisen Sie im Teamkalender Aufgaben Ihren Kollegen zu – diese werden darüber automatisch benachrichtigt. Sie können diese in der Aufgabenverwaltung annehmen oder ablehnen. Dabei werden Sie stets auf dem Laufenden gehalten. Sie können auch sehen, wie weit eine Aufgabe gediehen ist und wann Ihre Kollegen damit fertig sind. Bringen Sie eine gemeinsame Struktur in den Alltag Ihres Unternehmens! Die Aufgabenverwaltung ist mit den anderen Modulen (Vertrieb, Zeiterfassung, Reklamationsmanagement, …) der CRM-Software Offixo integriert.
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Zeiterfassung Software für kleine Firmen
Wollen Sie wissen, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter oder Techniker in der letzten Woche gearbeitet haben? Am besten noch nach Tätigkeiten aufgeschlüsselt? Oder benötigen Sie eine Übersicht, wie viele Stunden für einen Kunden, Interessenten oder ein Projekt gearbeitet wird? Mit der Zeiterfassung Software von Offixo bekommen Sie die Antworten. Alle Daten der Zeiterfassung können Sie in Berichten anzeigen lassen oder exportieren, um z.B. in einer Tabellenkalkulation komplexe Auswertungen der Mitarbeiterzeiten vornehmen zu lassen. Da die Offixo Zeiterfassungssysteme eine Online-Software sind, eignet sich die Zeiterfassung besonders auch für Unternehmen, deren Mitarbeiter dezentral tätig sind. Lassen Sie z.B. Ihre Servicetechniker abends von zuhause aus erfassen, wie viel Zeit sie bei welchen Kunden mit Reklamationen verbracht haben. So können Sie “Leerfahrten” vermeiden, die nur zum Abliefern der Stundenzettel nötig wären. Oder behalten Sie den Überblick über die Aktivitäten Ihrer freien Mitarbeiter, die auf Stundenbasis arbeiten. Dies kann auch die Basis für die Abrechnung der Stunden an den Kunden sein.
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Gruppenkalender online

Den Gruppenkalender in der CRM-Software Offixo könnte man auch als „Dienstplan“ beschreiben. Hier können alle Offixo-Nutzer Anwesenheiten oder Abwesenheiten eintragen und einsehen. Um hier besser unterscheiden zu können, bietet Offixo farbliche Unterscheidungen der Terminarten an. So wird die Anwesenheit im Büro z.B. in grün dargestellt, die Abwesenheit aber in rot. Durch den Gruppenkalender ist es möglich, Dienstpläne zu erstellen, aber auch Ressourcen wie den Besprechungsraum oder den Beamer zu verwalten und zu vermieten. Das Anlegen weiterer Kategorien (wie Besprechungsraum) kann nur durch den Admin erfolgen. Im Kalender haben Sie auch die Übersicht über Ihre Termine. Ihr eigener Tagesablauf ist natürlich nur Ihnen zugänglich. Wenn Sie eine Besprechung buchen wollen, können Sie aber zukünftig leicht ersehen, wann die benötigten Kollegen Zeit haben und sie ohne zahlreiche Rückfragen und Verschiebungen gleich zum richtigen Zeitpunkt einladen. Wenn Sie selbst eingeladen werden, entscheiden Sie einfach, ob Sie annehmen oder nicht. Bei Annahme werden Termine automatisch in Ihren Kalender eingetragen. Haben Sie einmal Ihren Kalender nicht dabei, können Sie aus dem Internet jederzeit online darauf zugreifen. So loggen Sie sich beispielsweise abends noch einmal kurz von zuhause ein und planen den nächsten Tag. Oder Ihre externen Kollegen erfahren einfach von unterwegs aus, wann die gemeinsame Besprechung in der Zentrale stattfinden soll.

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Das Offixo CRM Modul für kleine Organisationen ist unter anderem eine eigene komplette Software-Lösung zur Kundenverwaltung, die insbesondere den Vetrieb unterstützt. Legen Sie Ihre Kunden und Interessenten mit allen Kontaktinformationen, mehreren Kontaktpersonen je Firma, Geburtstagen usw an. Die eigene Verwaltung von kundengebundenen Aufgaben erinnert Sie daran, wann Sie bei diesem Kunden ein Follow-up für den neuen Auftrag machen wollten. Stets haben Sie einen Überblick, mit welchen Kunden oder Interessenten welcher Vertriebsmitarbeiter derzeit aktiv arbeiten. Welche potentiellen Kunden sollen angerufen werden und wer soll ein neues Angebot erhalten? Gleichzeitig können Sie jederzeit eine Übersicht über die Aktivitäten Ihrer Vertriebsmitarbeiter erstellen und sich so schnell einen Überblick über den zukünftigen Auftragseingang verschaffen. Bei dem Vertriebsinformationssystem Offixo gibt es drei typische “Rollen” – den Vertriebsleiter/Geschäftsführer, den Teamleiter und den Verkäufer. In der Kundenverwaltungs-Software  Diesen Rollen haben wir die im Vertrieb üblichen Aufgaben und Kompetenzen zugewiesen, wobei natürlich jede Stufe dieselben Rechte wie die Stufe darunter hat. So kann ein Geschäftsführer selbst gleichzeitig Teamleiter und Verkäufer sein und entsprechende Aufgaben wahrnehmen. Durch die Integration mit dem kompletten Offixo-System für Kundenverwaltung sind höchster Komfort und Aktualität gegeben: E-Mails mit den letzten Sonderangboten an die Kunden, aktuelle Adressen im Adressbuch und in den Rechnungen, alle Kunden korrekt in der Zeiterfassung für die Mitarbeiter usw. Und da alles online (Saas-Lösung)  liegt, können zum Beispiel Ihre Außendienstmitarbeiter auch von unterwegs  die Kundendaten einsehen.

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Vereinssoftware und Verbandssoftware als SaaS
Als Online-Software hat Offixo enorme Vorteile beim Einsatz in Vereinen und Verbänden, da typischerweise viele ehrenamtliche Mitarbeiter von zuhause aus tätig sind. Die Möglichkeiten der Zusammenarbeit durch Forum, online Zugriff kommen dem Gruppen- oder Team Gedanken von Vereinen und Veränden sehr entgegen. Das System wird als Mitgliederverwaltung eingesetzt und die Vereinsmitglieder werden mit kompletten Daten erfasst und kann so später bei der Rechnungserstellung für den Mitgliederbeitrag als auch beim Versand von Infomaterial und Mitgliederzeitung eingesetzt. Den gemeinsamer Kalender schätzen die hauptberuflichen und ehrenamtlichen Mitarbeiter des Verbands besonders – Leicht erhält man einen Überblick über alle Termine sowie über die für mich persönlich relevanten Daten. Die Aufgabenverwaltung kann genutzt werden um Projekte abzuwickeln. Ein Projektverantwortlicher in Offixo teilt die Aufgaben zu und kann jederzeit sehen, wer mit welchen Aufgaben arbeitet. Das Forum dient als schwarzes Brett auf dem alle Mitglieder von überall her Zugriff auf Informationen des Vereins haben. Auch von zuhause aus können beispielsweise die ehrenamtliche Mitglieder Informationen vom Verband aktualisieren. Im Adressbuch sind endlich einmal alle Adressen, Telefonnummern und E-Mails der Mitarbeiter jederzeit aktuell. Gemeinnützige Organisationen erhalten die Vereinssoftware / Verbandssoftware Sonderkonditionen – bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Vereinssoftware - Verbandssoftware